¿Qué documentos gestiona un administrador de fincas?
La correcta administración de fincas requiere un manejo eficiente y ordenado de numerosos documentos esenciales para el funcionamiento de la comunidad. Estos son los principales:
Documentos financieros:
- Presupuestos anuales:
Incluir estimaciones detalladas de ingresos y gastos para garantizar la sostenibilidad de la comunidad. - Estados de cuenta y balances:
Informar a los propietarios sobre la situación económica de la comunidad. - Registros de pagos y morosidades:
Llevar un control riguroso de los pagos realizados y de los propietarios con cuotas pendientes.
Actas de reuniones:
- Convocatorias de asambleas:
Informar a los propietarios sobre reuniones importantes, detallando fecha, hora y agenda. - Actas de acuerdos:
Registrar los puntos tratados y las decisiones tomadas en las reuniones, asegurando su validez legal.
Contratos y licencias:
- Acuerdos con proveedores:
Administrar contratos con empresas de servicios como limpieza, mantenimiento y vigilancia. - Permisos de obra:
Gestionar licencias necesarias para reformas en áreas comunes o proyectos de mejora.
Documentación legal:
- Escrituras y estatutos de la comunidad:
Mantener al día los documentos que rigen el funcionamiento de la comunidad. - Normativa interna:
Gestionar y actualizar el reglamento de convivencia y uso de espacios comunes.
El manejo eficiente de estos documentos no solo garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales, sino que también facilita la resolución de problemas y la toma de decisiones.